Misurazione processi aziendali: Indicatori kpi e sistemi di rilevazione

La misurazione dei processi aziendali è uno degli elementi che insegnamo all’imprenditore durante le sessioni di business coaching. Ai nostri coach, capita spesso di notare che uno dei motivi per i quali non si riescono a raggiungere risultati di crescita, di aumento di fatturato, è proprio l’applicazione errata o mancante di questo tipo di rilevazioni.

Misurare i processi significa misurare le prestazioni dell’azienda, attraverso l’utilizzo di indicatori di performance (kpi) e sistemi di rilevazione, che non solo devono essere conosciuti, ma bisogna anche saperli utilizzare nell’analisi dei risultati. Di seguito trovi dunque come effettuare la misurazione dei processi aziendali, quali sono gli indicatori di performance per misurare il rendimento e come utilizzarli in un esempio pratico.

Indicatori di performance KPI

Innanzitutto è bene chiarire che gli indicatori di performance e i kpi sono la stessa cosa, ovvero, sono indici di rilevamento che servono a monitorare l’andamento di ogni singolo processo aziendale. L’indicatore di performance scelto per monitorare un qualunque processo, dovrebbe sempre essere semplice da interpretare, avere una cadenza a breve termine, affidati a precise figure per evitare che l’interpretazione dei dati possa generare conflitti, certi e accessibili.

Grazie agli indicatori di performance si possono fare delle misurazioni dei processi aziendali che portano a critiche sintetiche ma significative che consentono al team preposto all’osservazione di correggere, misurare gli scostamenti (gap), pianificare e programmare le attività aziendali, gestire un metodo operativo, verificare la distanza tra obiettivo atteso e risultato ottenuto, o constatare il raggiungimento dell’obiettivo prefissato.

Quali sono gli indicatori di performance per misurare i processi?

Stabilire KPi aziendali nei processi è avere il pieno controllo di tutta l’organizzazione aziendale e vanno pensati in base alla propria azienda. Questo perchè, utilizzare indicatori preconfezionati, utilizzare sistemi di rilevamento precostruiti e non cuciti addosso all’organizzazione, può portare a rilevamenti meno efficaci.

Chi è deputato in azienda a effettuare il controllo di gestione, deve individuare obiettivi, parametri e conseguenti indici rilevatori. Può farlo analizzando fattori critici, aree critiche e variabili chiave.

Esiste una classificazione delle performance per poter misurare le prestazioni dei processi in azienda, ad esempio considerando il criterio valore si generano indicatori di performance monetari e non monetari. Oppure uno scopo aziendale può aver bisogno di indicatori utili a monitorare il controllo, l’applicazione di un metodo, l’organizzazione, la capacità di miglioramento continuo.

Si possono stabilire KPI per rilevare utilizzando elementi che hanno carattere generale come il tempo, la quantità, il valore. Ma anche altri più specifici che misurano la produttività, la flessibilità.

Esempio di misurazione di un processo aziendale

Mettiamo il caso si voglia misurare il flusso produttivo dell’azienda, e più nello specifico la spedizione degli ordini. All’interno del processo produttivo, possono esistere diverse aree per le quali monitorare criticità, o che hanno comunque bisogno di una critica facile per operare scelte migliorative.

Il primo step per misurare tale processo è quello di elencare le diverse aree che hanno bisogno di KPI stabiliti, ad esempio:

• Costo per ogni unità prodotta
• numero di prodotti elaborati da un dipendente
• “Ordini spediti”
• Quantità e scorte di magazzino per articolo
• Numero di dipendenti
• Tempi di lavorazione

In base a tale esempio gli indicatori di performance potrebbero essere definiti con diversi criteri, ad esempio qualitativi, Rapporto tra unità prodotte e scartate, costo della rilavorazione, numero di resi, ammontare di rimborsi. Contabili, numero di fatture generate, di dipendenti da pagare, di crediti da ottenere. Di facilitazione, quanti prodotti si possono creare, quanti dipendenti servono.

Avendo questi dati si possono poi generare indicatori di prestazioni, ovvero assegnare unità di misura fisse o variabili per ogni singola area da monitorare. Ad esempio per monitorare gli ordini spediti potrei aver bisogno di un KPI che misuri il tempo di spedizione, uno che rilevi il costo di spedizione, uno che monitori il numero di addetti utili alla spedizione, uno che misuri la quantità dei risultati.

Avendo contezza di tali dati potrei dunque misurare il livello di prestazione dei singoli processi al fine di raggiungere l’obiettivo o gli obiettivi prefissati o di rilevarne il gap.