Conferance call: come organizzarle e come gestirle

La conferance call è una video chiamata tra più persone grazie alla quale è possibile effettuare incontri, riunioni e conferenze on line, cioè senza la necessaria presenza fisica dei partecipanti nello stesso luogo.

Organizzare e gestire call conferance tra più persone fisicamente distanti oggi è possibile grazie alle tecnologie sempre più avanzate e alle numerose piattaforme che offrono questo servizio in modo gratuito e di facile utilizzo.

Alcune delle piattaforme per video conference più utilizzate sono:

• Skype;
• Zoom;
• Google Meet;
• Go To Meeting;
• Web Ex.

Queste elencate sono applicazioni che utilizzano strumenti e icone facili e intuitive.

Nonostante la semplicità dell’utilizzo delle piattaforme per la riunione digitale, come per tutte le call, siano esse off line che on line, è importante tenere presente delle regole fondamentali per organizzare e poi gestire nel migliore dei modi la riunione virtuale al fine di semplificare e rendere il più proficuo possibile il lavoro.

Approfondisci: Come organizzare e gestire un Meeting in modo efficace

Come organizzare le conferance call

Per organizzare una conferance call bisogna inizialmente scegliere la piattaforma da utilizzare e conoscere bene:

• la qualità della connessione posseduta;
• il numero di partecipanti massimo consentito;
• il costo da pagare per un numero di partecipanti superiore a quello consentito;
• inviare un invito;
• avviare una conversazione;
• condividere un contatto;
• condividere lo schermo;
• inviare un file;
• aggiungere un partecipante, ecc..

Dopo aver compreso l’utilizzo della piattaforma è importante organizzare la call in modo tale da gestire al meglio i tempi e le conversazioni del meeting.

In particolare è utile:

• predisporre un ordine del giorno in cui saranno elencati tutti gli argomenti da affrontare durante la riunione ed evitare così divagazioni e perdite di tempo;
• preparare tutti i documenti e i file da presentare durante la call;
• stabilire ora e giorno dell’incontro e assicurarsi che tutti i partecipanti siano disponibili (per fare ciò importante organizzare e stabilire la data della riunione con largo anticipo);
• condividere i punti dell’ordine del giorno con i partecipanti nei giorni che precedono la riunione in modo tale che si possano farsi un’idea degli argomenti che saranno affrontati.

Dopo aver compreso l’utilizzo della piattaforma è importante organizzare la call in modo tale da gestire al meglio i tempi e le conversazioni del meeting.

In particolare è utile:

• predisporre un ordine del giorno in cui saranno elencati tutti gli argomenti da affrontare durante la riunione ed evitare così divagazioni e perdite di tempo;
• preparare tutti i documenti e i file da presentare durante la call;
• stabilire ora e giorno dell’incontro e assicurarsi che tutti i partecipanti siano disponibili (per fare ciò importante organizzare e stabilire la data della riunione con largo anticipo);
• condividere i punti dell’ordine del giorno con i partecipanti nei giorni che precedono la riunione in modo tale che si possano farsi un’idea degli argomenti che saranno affrontati.

Questi sono i punti più importanti per gestire al meglio una video conferance, punti che se rispettati e mantenuti sia durante l’organizzazione che la gestione della conferenza, sicuramente daranno risultati positivi non solo per migliorare la gestione del tempo ma ottenere anche un proficuo scambio di informazioni.

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